Toestemming PEP-dossiers

Rechtbank Rotterdam 14 augustus 2023, ECLI:NL:RBROT:2023:7380

DNB constateerde dat een bank bij drie PEP-dossiers geen toestemming had opgenomen in de cliëntendossiers van een persoon die deel uitmaakt van het hoger leidinggevend personeel (art. 8 lid 5 Wwft).

De bank stelt dat de team lead User Onboarding Operations, de team lead Compliance Operations en de senior compliance agent als hoger leidinggevend personeel moeten worden aangemerkt. DNB stelt dat de bewijsstukken van de bank slechts laten zien dat de genoemde personeelsleden de betroffen personen als PEP labelen. Nergens blijkt dat de personeelsleden daadwerkelijk goedkeuring hebben gegeven. Bij hoger leidinggevend personeel is, gelet op artikel 1, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wwft, sprake van personen die het dagelijks beleid van een instelling bepalen of personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van een instelling, die een leidinggevende functie vervullen direct onder het echelon van de dagelijks beleidsbepalers en die verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen wier werkzaamheden van invloed zijn op de blootstelling van een instelling aan de risico’s op witwassen en het financieren van terrorisme.

Met DNB is de rechtbank Rotterdam van oordeel dat uit de bewijsstukken van de bank onvoldoende duidelijk blijkt dat hoger leidinggevend personeel van eiseres toestemming heeft verleend voor het aangaan of voortzetten van een zakelijke relatie dan wel voor een transactie met een PEP. Op de screenshots zijn immers slechts summiere aantekeningen vermeld met de voornaam van de medewerker, waaruit hooguit blijkt dat is onderkend dat de cliënt een PEP was.

Indien ervan moet worden uitgegaan dat de toestemming daadwerkelijk is verleend, is niet gebleken of die toestemming is verleend door hoger leidinggevend personeel. Uit de documenten “Knowledge base Onboarding user person” en “Ongoing due Diligence” van eiseres blijkt dat de team lead niet direct rapporteerde aan het bestuur. Dit betekent dat de team lead binnen eiseres niet behoorde tot het echelon direct onder de dagelijks beleidsbepalers. Aan deze documenten komt meer gewicht toe dan aan het organogram waarnaar eiseres verwijst. Deze documenten zijn specifiek opgesteld met het oog op het voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, terwijl het door eiseres bedoelde organogram veel algemener van aard is. Evenmin is gebleken dat twee van de drie genoemde personeelsleden behoorden tot het direct onder de dagelijks beleidsbepalers. Hieruit volgt dat niet is voldaan aan artikel 8, vijfde lid, aanhef en onder b, sub 1°, van de Wwft.